Текстовые редакторы и электронные таблицы

Текстовые редакторы и электронные таблицы

Блокнот, кроме того, не работает с большими документами.

Единственным достоинством программы Блокнот является скорость. Она не только быстро запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти совсем ничего не умеет делать.

Текстовые файлы с расширением . TXT – зарегистрированный тип файлов программы Блокнот. Если запустить один из таких документов, то вы попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для этой программы, у вас будет возможность открыть его в редакторе WordPad . в) Microsoft Word 1.Возможности текстового процессора Word В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки текстов является Microsoft Word , которая называется также текстовым процессором.

Иногда в литературе Word называют иначе - текстовый редактор.

Однако текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором функций (ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы, которые позволяют выполнять более сложные операции по подготовке текста (автоматический перенос слов, операции форматирования и др.) точнее называть текстовыми процессорами.

Программа Microsoft Word , благодаря своим обширным возможностям, фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров своего класса.

Основное назначение процессора Word – это создание и редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок . Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п. Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *. pcx или *. bmp , распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописи слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам.

Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *. wav . Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их. 2.Средства автоматизации В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

Например – автозамена . Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе: · Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается. · Типичные опечатки в словосочетаниях.

Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес. · Грамматически не сочетаемые пары слов.

Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово. В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе. · Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список. · Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница. · Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1». · Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј. · Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \ReportsMayWeek1.doc и http://www.microsoft.com/) как гиперссылок . При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл. · Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей При работе со стилями в Word 2000 используются следующие возможности: · В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль. · В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля. · Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Средство Office 2000 — помощник — использует технологию IntelliSense ™. Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи.

Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем.

Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 2000, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач. 3.Таблицы и списки в Word Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация может автоматически рассчитываться по заданным формулам.

Форматирование абзаца Сочетание клавиш Комментарий
Увеличение левого отступа абзаца CTRL + M Отступ перемещается к следующей позиции табуляции
Уменьшение левого отступа абзаца CTRL + SHIFT + M Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции
Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами.

Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек. Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению.

Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей.

Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access . 4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office 2000. Эта версия может работать под управлением как Windows 95/97, так и Windows NT , включая версию Windows 2000. Наиболее существенные отличия Word 2000 от версий Word 97 и соответственно от всех предыдущих версий заключается в следующем: - более развитые средства для работы с Web – страницами, включая просмотр, создание и редактирование Web – страниц, поддержка стандартов динамического HTML , средства создания гиперссылок . - Улучшенные средства работы с графическими объектами ( реализация объемного и теневого эффекта, настройка яркости и контрастности изображения, обращиние к библиотеке клипов). - более удобные инструменты создания и настройки таблиц (рисование и стирание линий между ячейками таблиц). - Улучшенный интерфейс справочной системы (интерактивный Помощник, предлагающий советы в ответ на действия пользователя). - Работа над главным документом в режиме Структура (режим Главный документ в Word 2000 оказался лишним). - Наличие нового средства Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять в документ до 12 фрагментов. В Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»: отдельное окно для каждого документа, автоматическое переключение раскладки клавиатуры на язык текстового фрагмента, автоматическая замена дефиса (черточки) на тире и т.д. 2.Электронные таблицы а)Возможности Excel Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч.

Вообще представление данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным. Для оперирования с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами.

Электронная таблица – это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам. При работе с таблицами Excel распознает два вида ссылок на ячейки: Абсолютные ссылки на ячейки - указание на конкретную ячейку, положение которой относительно других ячеек не меняется. Для обозначения абсолютного адреса используется знак доллара.

Относительные ссылки на ячейки - указание расположения ячейки относительно другой с которой идет работа в данный момент.

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие.

Совокупность ячеек называется диапазоном. Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву (номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда. С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются.

Освоив приемы работы в Excel , можно использовать электронные таблицы как небольшое настольное издательство, эффектно оформляя с их помощью, например, коммерческие предложения, прайс-листы или несложные рекламные буклеты.

Инструменты Excel позволяют выполнять анализ массивов данных и представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм.

Электронные таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных, создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный перечень того, что можно сделать в такой мощной системе как Excel 2000. Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel представляет собой файл с расширением . xls , предназначенный для хранения и обработки данных.

Шаблоны рабочих книг имеют расширение . xlt . В старых версиях электронных таблиц рабочая книга содержала всего один лист.

Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в Excel намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную информацию. При работе в электронных таблицах часто приходится иметь дело со сходными данными или с однотипными формами представления данных. Для работы с однотипными данными или формами предусмотрено полезное средство, называемое объединением листов в группу.

Группирование листов существенно экономит время при оформлении пакета документации. б) Усовершенствования Excel В последующих версиях Excel , таких 7.0 / 97 / 2000 / XP еще более улучшен и интерфейс пользователя и другие характеристики системы.

Встроенный язык программирования VBA стал единым для всех приложений офиса.

Изменения коснулись и справочной системы которая стала более интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше встречается анимации.

Помимо традиционной интерактивной справки, Excel предоставляет справочную информацию прямо из Web -страницы Microsoft . Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими работу пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация данных в интернете , интеграция в сеть интернет . Поддержка всех основных форматов файлов интернета , включая HTML документы.

Благодаря усовершенствованию базовых элементов пользователю стало значительно легче работать с программой.

Значительно расширились возможности электронных таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование, предпросмотр и печать, обнаружение и предупреждение ввода некорректных данных.

Усовершенствованы панели инструментов.

Работа с диаграммами стала проще.

Запросы теперь могут запускаться в фоновом режиме, предоставляя возможность пользователям выполнять другие задачи во время ожидания обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос помощью мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web , совместно использовать запросы, сохранять запрос параметров и сохранять запрос в качестве шаблона. MS Excel — является самой объемной и, наверное, самой существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS Excel — это грандиозная программа.

оценка легковых автомобилей в Белгороде
оценка рыночной стоимости товарного знака в Москве
независимая экспертиза ущерба в Калуге