Офисная техника

Краткая характеристика.

Сегодня трудно найти организацию, которая не использовала бы в своей работе факсимильную связь.

Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информацией, представленной в виде документов.

Первое и главное его достоинство - возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту.

Никакая почтовая служба не может обеспечить такой оперативности.

Второе - намного меньше затраты на пересылку, по сравнению со стоимостью услуг курьера или той же почты.

Третье - простота.

Установив соединение, можно отправить документ нажатием одной клавиши. Если же говорить о качестве, то современные стандарты факсимильной связи обеспечивают, при использовании хороших телефонных линий, передачу изображения, вполне сопоставимого с оригиналом.

Факсимильная передача информации ,наряду с телефонной, телеграфной связью, электронной почтой относится к средствам электросвязи.

Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной , компьютерной и др.Особенно интенсивно в последние годы стала развиваться факсимильная связь.

Сегодня наличие факсимильного аппарата(факса) – обязательный атрибут любой уважающей себя фирмы . Передача по факсу различных документов реальностью.

Телефакс это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения , полученного или отправленного с по – мощью телефакса.

Однако термин «факс», используемый для обозначения факсимильного аппарата,пока рассматривается как жаргонный.В английском языке слово « fax » применяется в том же значении.[1, c .357] Под факсимильной связью обычно понимают метод передачи на расстоянии графической буквенно – цифровой информации, а также руко – писных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.

Факсимиле ( от лат. fa х simile – делай подобное ) означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердом носителе( чаще всего на бумаге )фотоэлектрическим способом. Сама идея передачи изображений по линиям проводной связи не нова и впервые предложена еще в 1842 г., а первая работающая факсимильная машина появилась через 12 лет ,в 1854 г.

Факсимильные машины стали особен – но популярными во второй половине 60-х гг. XX в., когда МККТТ принял набор стандартов для телефаксов, названных Group 1( G 1) и Group 2( G 2) Однако телефаксы , отвечающие требованиям G 1 и G 2 , были исключи – тельно аналоговыми и имели целый ряд недостатков.

Существенный скачок в развитии факсимильной связи произошел в 1980 г.,когда МККТТ ввел стандарт Group 3( G 3), который определял методы цифрового ска –нирования и сжатия информации.Иначе говоря,избыточность информации в сигнале снижалась еще до ее передачи (модуляции).В отличие от первых аналоговых телефаксов, работающих со скоростью 300 бит/с,что позволяет отправлять страницу документа менее чем за минуту (обычно за 15-20 с).Перспективным протоколом для телефаксов, передающим информацию по цифровым сетям связи, является стандарт Group 4( G 4), однако в настоящее время подавляющее большинство аппаратов соответствует стандарту G 3. В большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений ис - пользуется обычная телефонная сеть.

Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляется точно таким же образом , как и при обычной телефонии. В зависимости от количества связи выделяют либо отдельный телефонный канал , либо используют один и тот же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, переключая режим работы аппарата.

Факсимильный аппарат содержит телефон , устройства считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд других вспомогательных узлов, объединенных в одном корпусе.Многие элементы считывающего и воспроизводящего устройств являются общими.

Основными частями являются блок считывания оптического изображения и блок переноса принятого изображения на бумагу.

Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий и пр., должна обеспечивать сканирование документа на передающей стороне, преобразование информацию в форму , пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на приемной стороне дубликата – факсимиле – исходного документа. В состав любого телефакса входят сканер для считывания документа, модем, пе - редающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термоили обычной бумаге. В платах факс-модемов такие узлы, как сканер и принтер, отсутствуют . Информация представлена только в «электронном» виде. Во многих офисах большая часть деловой документации подготавливается с помощью персонального компьютера(ПК). При автономной работе ПК и телефакса для передачи факсимильных сообщений необходима предварительная распечатка документа на бумаге с достаточным для сканера телефакса контрастом.

Пользователи ПК могут отказаться от промежуточного этапа переноса сообщения на бумагу. Для этого не – обходимо, чтобы телефакс имел стандартный разъем для подключения к ПК и программное обеспечение для форматирования и переноса данных из ПК в телефакс . Другим , более эффективным решением можетбыть установка в ПК автономно работающей факс - модемной (модемной) платы, работа которой обеспечивается соответствующим программным обеспечением. Выбор между факсмодемными платами и внешними модемами – основной вопрос стоимости и удобства . Внешний модем имеет автономный источник питания, располагается вне системного блока персонального компьютера и подключается к его свободному последовательному порту.

Встраиваемый модем занимает один разъем расширения на системной плате , а также адресное пространство и другие системные ресурсы одного из последовательных портов.

Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между Факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факсмодемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ , обеспечивающих необходимое преобразование форматов сообщений.

Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера.Программная поддержка обычного компьютера.

Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рас - сылку по списку адресов, отправление в заданное время,автоответ и др. Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможнос – тям факсимильному аппарату.

Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устрой – ство , обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата – только передачу изображений или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать лишь при включенном состоянии последнего.

Внешние устройства воспринимают факс-модем как факсимильный аппарат группы 03(по классификации МККТТ),т.е. плата эмулирует факсимильные аппараты указанной группы.[ 1, c . 359 -362 ] Недостатки телефаксов - Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов.

Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается. - Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов.

Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче. - Неэффективное использование дорогой термобумаги.

Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством связи. Факс-аппараты до сих пор широко используются, и многие бизнес-процессы, например заключение контракта, заказ на продажу и различные финансовые сделки, по-прежнему осуществляются с использованием факсов. Кроме того, многие процессы исходят из того, что формат факса соответствует формату документа, а не сообщения электронной почты.

Факсимильная связь является интегральной (а еще лучше сказать, интегрированной) частью корпоративных коммуникаций.

Несмотря на намечающиеся перемены, ее роль будет оставаться неизменной еще долгие годы. 2. Основные методы и средства оперативной полиграфии Средства оперативной полиграфии – это совокупность машин и про – цесов, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфи-ческой технологии.

Сущность полиграфического процесса – многократ –ный перенос красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность , в результате чего формируется изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал.